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DX化と言われても、何から始めればいいのか分からない。AIを導入した方がいいのは分かるけれど、

社内に詳しい人がいない。そもそも、そんな大がかりなことをする規模ではない。

中小企業では、こう感じる経営者様も多いのではないでしょうか。確かに、DXやAIを活用できれば

業務効率化につながります。しかし、業務改善は必ずしも新しいシステムを導入するところから始め

る必要はありません。もっと身近なところからでもできます。

まず一度、「正社員が、本当に正社員でなければできない仕事をしているか」を見直してみてください。

正社員が一日中、定型業務をしていませんか？

例えば、データ入力、書類整理、ファイリング、定型メールの送信、請求書作成、勤怠データの集計

書類のスキャン、決まった様式への転記、梱包作業、配達。

こうした業務も会社にとって必要な仕事です。しかし、一定の手順を覚えれば処理できる仕事を、経験の

ある正社員が毎日何時間も行っているとしたら、本当にその人の時間を有効に使えているでしょうか。

例えば月給30万円の社員が、毎日何時間も書類整理や入力作業をしている。

一方で、営業活動ができていない。顧客へのフォローが遅れている。

若手社員の教育ができていない。業務改善を考える時間もない。

これでは、せっかく正社員を雇用していても、その能力を十分に活かせません。

入退社があるたび、社員が役所へ走り回っていませんか？

小さな会社では、総務担当者がさまざまな仕事を兼務していることがあります。

従業員が入社した。雇用保険の手続きをする、社会保険の手続きをする、従業員が退職した。

また手続きをする。会社によっては、そのたびに書類を作成し、ハローワークや年金事務所へ自転車や車で

走っているということもあります。もちろん、現在は電子申請できる手続きも多くあります。

しかし、昔からこの方法だから。電子申請の設定がよく分からないから。という理由で、今でも社員が半日

かけて役所へ行っている会社もあります。その社員が役所へ行っている間、本来の仕事は止まります。

会社からすれば、社員の給与を支払いながら、定型的な行政手続きのために何時間もの時間を使っている

ことになります。これも一度見直してよい部分です。

DXやAIを導入しなくても、仕事の振り分けを変えるだけでいい

業務改善というと、新しいシステムを導入する。AIを活用する。

ペーパーレス化する。そんな話になりがちです。もちろん、それも有効です。

しかし、その前にできることがあります。会社の仕事を一度、判断が必要な仕事経験や専門性が必要な仕事

一定の手順で処理できる定型業務に分けてみることです。

そして、定型業務については、パート社員へ担当してもらう。電子化する。

外部へ委託する。といった方法を検討する。それだけでも会社の生産性は変わります。

「人手不足だから正社員を採用する」の前に確認してください

「忙しいので、もう一人社員を採用したい」という会社は少なくありません。

しかし、業務を見てみると、管理職がデータ入力をしている。営業社員が毎月同じ資料を作っている。

総務担当者が書類提出のために外出している。経験のある社員がファイリングや転記作業に追われている。

ということがあります。この状態で新しい正社員を一人採用すると、当然、人件費は増えます。

社会保険料などの会社負担も増えます。それでも仕事の振り分け自体が変わらなければ、数か月後にはまた、

「人が足りない」となるかもしれません。本当に人が足りないのか。

それとも、正社員がやらなくてもよい仕事まで正社員が抱えているのか。採用する前に、ここを確認することも大切です。

パート社員に仕事を切り出すだけでも変わります

パート社員に定型業務を任せる。これだけでも業務改善になる場合があります。

例えば、データ入力。書類整理。簡単な集計。

定型的な事務処理。こうした仕事を整理して担当してもらえば、正社員はその分、本来の仕事へ時間を使えるように

なります。

ただし、「パートだから簡単な仕事だけ」という意味ではありません。

パート社員でも経験や能力が高く、専門的な仕事を担当している人はいます。

大切なのは雇用形態ではなく、その人の能力と仕事の内容を合わせることです。

給与計算も社員が抱え続ける必要がありますか？

給与計算も毎月繰り返される定型業務の一つです。

勤怠を集計する・残業時間を確認する・社会保険料を控除する・雇用保険料を計算する。

所得税を計算する・給与明細を作成する。

そして翌月、また同じ作業をします。

しかし給与計算は、単なる入力作業ではありません。

残業代・最低賃金・固定残業代・社会保険・雇用保険・欠勤控除

さまざまな労務知識が必要になります。

しかも、「ずっと同じ担当者がやっているから大丈夫」と思っていても、その担当者しか計算方法を知らないケースが

あります。その社員が突然休職したら。退職したら。

長期間休んだら。給与計算が止まってしまうかもしれません。

入退社手続きや給与計算を外部へ任せる方法もあります

毎月必ず発生する給与計算。入退社のたびに発生する社会保険・雇用保険の手続き。これらを社員が抱えるの

ではなく、外部へ委託する方法もあります。そうすれば、正社員がハローワークや年金事務所へ走る必要も

なくなります。給与計算のために何日も時間を取られる必要もありません。

正社員には、営業・顧客対応・人材育成・現場改善売上につながる仕事・会社の将来を考える仕事。

そうした業務へ時間を使ってもらうことができます。

これも立派な業務改善です。

「社員を一人増やそう」と思ったときこそ、一度立ち止まってください

新しく正社員を一人雇えば、給与だけではなく社会保険料などの会社負担も発生します。

採用費用もかかります。教育にも時間が必要です。

その前に、今いる社員の仕事を整理するだけで解決できないか。考えてみる価値はあります。

定型業務はパート社員へ。専門的な定型業務は外部へ。

正社員には、その人でなければできない仕事へ集中してもらう。

DXやAIを導入できなくても、ここから始めることはできます。

秋山社会保険労務士事務所では、労務業務の外部化もご相談いただけます

秋山社会保険労務士事務所では、給与計算・社会保険・雇用保険の各種手続き・給与計算セカンドオピニオン

労務健康診断などに対応しています。

例えば、

「給与計算担当者が毎月何日も給与計算に追われている」

「入退社があるたびに社員が行政機関への手続きに時間を取られている」

「給与計算を一人の担当者に任せきりにしている」

「担当者が辞めたら業務が止まりそう」

「社員を増やしたいが、本当に正社員を一人増やす必要があるのか分からない」

「今の労務管理に無駄やリスクがないか、一度見てほしい」

そんな会社様は、一度ご相談ください。給与計算だけ外部化したい。

社会保険・雇用保険の手続きもまとめて任せたい。

今の給与計算が正しいかだけ第三者に確認してもらいたい。

雇用契約書、就業規則、勤怠管理まで含めて会社全体を確認してほしい。

会社の状況に応じて、必要な部分からご相談いただけます。

人を増やす前に、仕事の流れを見直してみませんか？

DX・AI・最新システム。もちろん便利です。

しかし、その前に、社員が本当にその仕事をする必要があるのか。

ここを見直すだけでも会社は変わります。入退社のたびに正社員がハローワークや年金事務所へ走る。

毎月何日も給与計算に追われる。社員が定型業務ばかり抱え、本来やるべき仕事が後回しになる。

そんな状態なら、一度仕事の振り分けを見直してみてください。

人を増やす前に、仕事を整理する。

社員に任せる仕事、パート社員に任せる仕事、外部へ任せる仕事を分ける。

それだけでも、生産性向上への第一歩になります。

給与計算や社会保険・雇用保険手続きの外部化、現在の労務管理の見直しをご検討の会社様は、秋山社会保

険労務士事務所までご相談ください。

対応地域：全国対応

主な対応地域：尼崎市、西宮市、大阪市、伊丹市、兵庫県、大阪府

対応方法：チャットワーク、メール、オンライン面談、電話、訪問

秋山社会保険労務士事務所

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