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従業員から、

「有給休暇はあと何日残っていますか？」
「退職前に年次有給休暇を使い切りたいです」
「パートさんから私にも年次有給休暇はありますか？」

と聞かれたとき、すぐに答えられるでしょうか。

年次有給休暇は、入社日、勤務日数、取得日数、残日数などを正しく管理

しようとすると、意外と手間がかかります。

特に小規模な会社では、

「休みたいと言われたら認めている」「だいたい頭の中で把握している」
「今まで問題になったことはない」という形で運用されていることもあります。

しかし、年次有給休暇については、単に取得を認めるだけでなく、年次有給休暇管理簿を

作成し、保存することが法律で義務付けられています。

年次有給休暇管理簿は作成・保存が必要です

会社は、年次有給休暇を与えたときは、労働者ごとに、

・基準日
・取得した時季
・取得日数

を明らかにした書類を作成し、保存する必要があります。

これが年次有給休暇管理簿です。

年次有給休暇管理簿は、労働基準法施行規則第24条の7により作成・保存が義務付けられており、

保存期間は当分の間、3年間とされています。

つまり、

「従業員が休みたいと言えば認めている」
「年次有給休暇は自由に取らせている」
「社長や事務担当者の頭の中では分かっている」

というだけでは不十分です。

会社として、記録に残し、必要なときに確認できる状態にしておくことが大切です。

年5日の取得義務にも関係します

年次有給休暇管理簿は、単なる記録表ではありません。
年5日の取得義務を確認するためにも重要です。

年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員については、会社は年5日以上の年次有給休暇を

確実に取得させる必要があります。

本人がすでに5日以上取得していれば問題ありませんが、取得日数が少ない場合は、会社側で声かけや

取得時季の調整が必要になることがあります。

そのためには、

「誰が何日取得しているのか」
「今年あと何日取得してもらう必要があるのか」
「基準日から1年以内に5日取得できているのか」

を確認できる状態にしておく必要があります。

この確認の土台になるのが、年次有給休暇管理簿です。

パート・アルバイトの年休も漏れやすいポイントです

年次有給休暇は、正社員だけの制度ではありません。
一定の要件を満たせば、パート・アルバイトにも年次有給休暇は発生します。

ただし、パート・アルバイトの場合は、週の所定労働日数や勤続年数によって付与日数が変わるため、

管理が複雑になりやすいです。

たとえば、

・週2日勤務の人
・週3日勤務の人
・途中で勤務日数が変わった人
・シフト制で勤務日数にばらつきがある人

がいる場合、正社員と同じような感覚で管理していると、付与日数や残日数の確認があいまいになりがちです。

「パートだから年次有給休暇はない」「短時間だから対象外」「うちは小規模だから関係ない」
と考えていると、対応を誤ることがあります。

正社員だけでなく、パート・アルバイトも含めて、従業員ごとに管理しておくことが必要です。

退職時にも、管理簿があると対応しやすくなります

退職時に、従業員から年次有給休暇の残日数について質問されることがあります。

そのときに、

・いつ有給が発生したのか
・何日付与されているのか
・何日取得しているのか
・残日数は何日なのか

が管理されていれば、会社としても落ち着いて対応できます。

反対に、普段の管理があいまいだと、確認に時間がかかったり、会社と従業員の認識にズレが出たりする

ことがあります。

退職時に慌てないためにも、日頃から年次有給休暇管理簿を整えておくことが大切です。

年休管理は、会社と従業員の安心につながります

年次有給休暇管理簿は、法律上必要な書類です。
ただ、それだけではありません。

管理簿を整えておくことで、

・従業員から残日数を聞かれたときに答えやすい
・年5日の取得状況を確認しやすい
・パート、アルバイトの有給漏れを防ぎやすい
・退職時の確認がスムーズになる
・会社として説明しやすい状態を作れる

というメリットがあります。

年次有給休暇の管理は、会社を縛るためのものではなく、会社と従業員の双方が安心して働くための仕組みです。

こんな会社は、一度確認してみませんか？

次のような場合は、年次有給休暇の管理方法を見直すタイミングです。

・年次有給休暇管理簿を作成していない
・残日数をすぐに答えられない
・年5日の取得状況を確認できていない
・パート、アルバイトの年次有給休暇を管理できているか不安
・入社日がバラバラで管理が大変
・Excelで管理しているが、正しいか分からない
・退職時の年次有給休暇消化について相談したい

当事務所では、年次有給休暇管理簿の整備、パート・アルバイトを含めた年次有給管理、就業規則の見直し、

退職時の有給休暇に関するご相談に対応しています。

「今の管理方法で合っているか確認したい」「自社に合った有給管理の方法を整えたい」
「従業員に説明しやすい形にしたい」

という経営者様は、お気軽にご相談ください。

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